Digitale Ursachenanalyse senkt Stillstände und Kosten

In der Papierproduktion führen ungeplante Stillstände schnell zu hohen Kosten. Ein Schweizer Hersteller hat darauf reagiert und seine Instandhaltung neu ausgerichtet. Mit einer digitalen Ursachenanalyse im argvis; Maintenance Portal gelingt es, Störungen systematisch zu bewerten, Maßnahmen nachzuverfolgen und aus Vorfällen zu lernen. Die Lösung spart 60 % Analysezeit, senkt Kosten und steigert die Anlagenverfügbarkeit – getragen durch aktives Change Management.

Die Papierproduktion ist ein kontinuierlicher Prozess mit extrem hohem Ressourceneinsatz. Maschinen laufen an sieben Tagen die Woche im Schichtbetrieb. Schon kurze Stillstände wirken sich sofort aus: Material wird unbrauchbar, Energie ist verloren, Liefertermine geraten in Gefahr. Anders als in diskontinuierlichen Branchen gibt es kaum die Möglichkeit, Ausfälle durch Puffer aufzufangen.

Für Instandhaltungsteams bedeutet das: Jede Störung zählt. Wenn Fehler wiederkehren, summieren sich Ausfallzeiten und Kosten schnell. Genau in dieser Situation befand sich der Schweizer Papierhersteller Perlen Papier. Wiederkehrende Störungen waren Alltag, doch die Ursachen blieben unklar. Zwar wurde jede Unterbrechung behoben, doch häufig blieb es bei der reinen Symptombehandlung.

Ausgangslage in der Papierindustrie

Wie viele andere Industrieunternehmen stand Perlen Papier vor einer typischen Herausforderung: Daten lagen verteilt in unterschiedlichen Systemen, oft sogar in Excel oder PowerPoint.

Unterschiedliche Abteilungen führten eigene Dokumentationen, eine übergreifende Sicht fehlte.

Zudem bestand im Alltag der Druck, Anlagen möglichst schnell wieder anzufahren. Für eine tiefere Analyse blieb selten Zeit. So wiederholten sich Fehler und es fehlte ein Lerneffekt aus vergangenen Störungen.

Die Folge: ineffizientes Störungsmanagement, fehlende Nachverfolgung von Maßnahmen und keine klare Verantwortlichkeit für Ursachenanalysen.

Strukturierte Ursachenanalyse als Lösung

Die Entscheidung fiel auf eine umfassende Neuordnung des Prozesses. Statt einzelne Tools parallel zu nutzen, wurde eine digitale Ursachenanalyse im argvis; Maintenance Portal aufgebaut – vollständig integriert mit SAP-PM und erweitert um Schnittstellen zu MS-Teams.

Herzstück ist ein siebenstufiger Prozess, der alle Beteiligten durch die Analyse führt:

Sieben Schritte der Ursachenanalyse

1. Fakten sammeln (Ausfalldauer, Kosten, Beschreibung)
2. Ereignisse dokumentieren (Abläufe, Dokumente, Zeitstempel)
3. Historie der Störungen prüfen (frühere Vorfälle am selben technischen Platz)
4. Frühere Ursachenanalysen vergleichen (ähnliche Muster erkennen)
5. Ursache analysieren mit 5-Why, Ishikawa oder Brainstorming
6. Maßnahmen evaluieren, priorisieren und im System nachverfolgen
7. Learnings sichern und in einem Abschlussbericht dokumentieren

Alle Datenpunkte werden zentral erfasst, Maßnahmen sind mit Aufträgen, Wartungsplänen oder Rundgängen verknüpft. Ein interaktives Dashboard macht den Status sichtbar – ob offen, in Arbeit oder abgeschlossen.

Nutzung im Alltag

Der siebenstufige Prozess ist nicht nur Theorie. Er wird inzwischen für jede relevante Störung angewandt. Ein Beispiel:

Bei wiederholten Ausfällen einer Förderanlage wurde im System zunächst die Historie sichtbar. Frühere Analysen hatten Hinweise auf eine fehleranfällige Komponente ergeben, allerdings ohne klare Maßnahmen. Durch die neue Methodik wurde die Ursache mithilfe von Ishikawa-Diagrammen detailliert untersucht. Die daraus abgeleitete technische Maßnahme – der Austausch gegen eine robustere Baugruppe – wurde im System hinterlegt, mit einem SAP-Auftrag verknüpft und als S-Maßnahme (substitutionell) klassifiziert.

Das Ergebnis: Der Fehler trat nicht erneut auf, und die Maßnahme ließ sich für andere vergleichbare Anlagen standardisieren.

Digitale Ursachenanalyse als App im Einsatz

Die digitale Ursachenanalyse bei Perlen Papier ist nicht nur ein methodisches Konzept, sondern im Alltag fest verankert. Realisiert wurde sie als eigene Anwendung im argvis; Maintenance Portal. Die App führt die Anwender durch alle Schritte des Analyseprozesses und macht den Fortschritt jederzeit sichtbar.

Fakten erfassen
Gleich zu Beginn werden Meldung, Zeitstempel, Ausfalldauer, Kosten und eine Beschreibung der Störung eingegeben. Dieser Schritt schafft eine einheitliche Basis. Für die Teams bedeutet das: Sie starten nicht bei null, sondern mit klaren, strukturierten Informationen.

Ereignisse dokumentieren
Der Ablauf eines Ausfalls wird Schritt für Schritt erfasst – inklusive Dokumenten, die direkt hinterlegt werden können. So lässt sich später genau nachvollziehen, welche Ereignisse zum Stillstand führten und wie lange jede Phase andauerte. Das verhindert Diskussionen über Ursachen und schafft eine objektive Grundlage.

Historie nutzen
Ein Alleinstellungsmerkmal der App ist die automatische Einbindung der Historie. Frühere Störungen am gleichen technischen Platz oder vergleichbare Fälle werden angezeigt. Instandhaltungsteams können dadurch Muster erkennen: wiederkehrende Komponenten, ähnliche Ausfallzeiten oder gleichartige Maßnahmen. So entsteht ein Lerneffekt, der ohne digitales System kaum möglich wäre.

Analyse durchführen
Die bekannten Methoden – Ishikawa-Diagramm, 5-Why-Fragen oder Brainstorming – sind digital eingebunden. Anstatt auf Whiteboards oder in Excel-Tabellen zu arbeiten, dokumentieren die Teams ihre Analysen direkt in der App. Das Ergebnis: Die Ursachenforschung wird vergleichbar, konsistent und jederzeit nachvollziehbar.

Maßnahmen definieren und verfolgen
Sobald die Ursachen identifiziert sind, werden konkrete Maßnahmen erfasst. Die App bietet dafür eine Risikomatrix und ein klares Statusmodell: offen, in Arbeit, abgeschlossen. Verantwortlichkeiten lassen sich zuordnen, Fristen setzen und Fortschritte nachverfolgen. Dadurch wird verhindert, dass Maßnahmen im Alltag „versanden“.

Learnings sichern
Am Ende erstellt die App einen Abschlussbericht. Dieser fasst Fakten, Ereignisse, Analysen und Maßnahmen zusammen und kann direkt an Stakeholder verteilt werden. So sind alle relevanten Informationen verfügbar – nicht nur für das aktuelle Problem, sondern auch als Referenz für künftige Fälle.

Dashboard und Cockpit als Steuerungsinstrumente

Die App endet nicht mit dem Abschlussbericht. Über das Dashboard haben Führungskräfte und Instandhaltungsteams jederzeit den Überblick.

Das Dashboard zeigt den Status aller laufenden Analysen und Maßnahmen. Auf Knopfdruck lassen sich Auswertungen nach Kosten, Dauer oder technischem Platz erstellen. Besonders hilfreich ist die Kostenanalyse, die Einsparpotenziale sichtbar macht und Entscheidungen auf eine solide Datenbasis stellt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Wiederholte Störungen an einer Produktionslinie verursachten über Monate hinweg Kosten im sechsstelligen Bereich. Erst durch die systematische Auswertung im Dashboard wurde klar, dass es sich nicht um viele kleine, unabhängige Vorfälle handelte, sondern um ein Grundproblem an einer Baugruppe. Mit dieser Transparenz ließ sich eine technische Maßnahme ableiten, die das Problem dauerhaft behob.

Im Cockpit können Analysen gefiltert, exportiert und in Excel weiterbearbeitet werden. Das erleichtert die Kommunikation mit internen Stakeholdern oder externen Partnern. Auch für Audits oder Management-Reviews sind die Berichte wertvoll: Alle Schritte sind dokumentiert, nachvollziehbar und revisionssicher.

Damit wird die Ursachenanalyse nicht nur im Tagesgeschäft nutzbar, sondern auch zu einem strategischen Werkzeug, das Entscheidungen absichert und die Instandhaltung langfristig verbessert.

Veränderung gelingt nur mit aktivem Change Management

Neue Systeme sind nur so stark wie ihre Akzeptanz im Team. Bei Perlen Papier war daher klar: Der Wandel muss von innen heraus getragen werden.

Rolle des Digital Change Managers

Der Digital Change Manager verbindet Technik, Organisation und Kultur. Er sorgt dafür, dass:
• Mitarbeitende von Anfang an einbezogen werden
• Prozesse gemeinsam definiert werden
• Feedbackschleifen ernst genommen und integriert werden
• Ergebnisse sichtbar und nachvollziehbar sind

Dejan Todorovic übernahm diese Rolle. Er setzte auf Schulungen, Pilotanwendungen und regelmäßige Austauschformate. So wurde aus einem technischen Projekt ein kultureller Veränderungsprozess. Besonders wichtig: Mitarbeitende erlebten, dass ihre Rückmeldungen direkt in die Weiterentwicklung einflossen.

Ergebnisse der Transformation

Die messbaren Verbesserungen sprechen für sich:

• 60 % weniger Analysezeit durch strukturierte Abläufe
• deutliche Kosteneinsparungen durch Vermeidung wiederkehrender Fehler
• höhere Anlagenverfügbarkeit dank gezielter Maßnahmen
• mehr Transparenz durch Dashboards und zentrale Datenhaltung
• bessere Zusammenarbeit durch Integration mit MS Teams und SAP PM

Ein besonderer Mehrwert ist der kulturelle Wandel: Heute ist es selbstverständlich, dass jede Störung dokumentiert und analysiert wird. Maßnahmen sind verbindlich nachverfolgbar, Verantwortlichkeiten klar geregelt.

Diese Ergebnisse führten 2025 auch zur Verleihung des Maintainer Award in der Kategorie Excellence in Instandhaltung & technischem Service. Für Perlen Papier war die Auszeichnung Bestätigung – aber nicht das Ziel. Entscheidend sind die nachhaltigen Effekte im Alltag.

Proaktive Instandhaltung als neuer Standard

Die digitale Ursachenanalyse ist längst nicht mehr nur ein Projekt, sondern integraler Bestandteil der Instandhaltungsstrategie. Mitarbeitende nutzen das System täglich, um Maßnahmen zu dokumentieren, Berichte zu erstellen oder den Status von Aufgaben zu prüfen.

Reaktiv und proaktiv in der Instandhaltung

Reaktiv: schnelle Störungsbehebung, Fokus auf Wiederanlauf
Proaktiv: Ursachenbeseitigung, Lernen aus Daten, vorbeugende Maßnahmen
Mehrwert: weniger Wiederholungsfehler, kürzere Stillstände, geringere Kosten

Durch die Kombination aus strukturierter Methodik, digitaler Plattform und konsequentem Change Management wurde aus reaktiver Störungsbehebung ein proaktiver Verbesserungsprozess.

Ausblick auf die Zukunft

Die Reise ist nicht beendet. Aktuell arbeitet Perlen Papier daran, die Plattform durch KI-Komponenten zu erweitern. Ziel ist es, aus historischen Daten Prognosen abzuleiten und potenzielle Fehler bereits im Frühstadium zu erkennen.

Langfristig soll die Ursachenanalyse stärker mit Predictive Maintenance verknüpft werden. Damit wird aus einer reaktiven Fehlerbearbeitung eine vorbeugende Instandhaltung, die Ausfälle vermeidet, bevor sie auftreten.

Empfehlungen für andere Unternehmen

Die Erfahrungen lassen sich auf viele Branchen übertragen:

• Klein anfangen: Einen konkreten Schmerzpunkt wählen und darauf fokussieren.
• Methoden nutzen: Standardisierte Analysemethoden digital verankern.
• Mitarbeiter einbeziehen: Von Beginn an Feedback einholen und ernst nehmen.
• Integration sicherstellen: Systeme wie SAP PM oder MS Teams verknüpfen.
• Ergebnisse sichtbar machen: Dashboards, Berichte und Kennzahlen nutzen.

So wird aus Instandhaltung nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein strategischer Wettbewerbsvorteil.

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