In sieben Schritten zur „Single Source of Truth“

Großprojekte mit einer Vielzahl involvierter Unternehmen erfordern eine intensive Geschäftskorrespondenz zwischen allen Beteiligten. Mithilfe eines smarten Transmittal Managements gelingt es, effiziente Kooperationsprozesse zu etablieren und den Koordinationsaufwand deutlich zu reduzieren. Der folgende Artikel zeigt, wie Betriebe eine zukunftsweisende Lösung Schritt für Schritt umsetzen können.

Die Nachteile dieses Ansatzes liegen auf der Hand: Oft befinden sich mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf, was Fehler verursacht und wichtige Informationen schwer auffindbar macht. Mangelhafte Unterlagen oder versäumte Fristen ziehen Rechtsstreitigkeiten, Imageverlust oder Strafzahlungen nach sich. 

Modernes Transmittal Management fungiert als „Single Source of Truth“ und versetzt die Verantwortlichen dadurch in die Lage, diese Herausforderungen rasch zu bewältigen. Bei Transmittals handelt es sich um eine Art virtuelle Aktenhülle, die diverse digitale Dokumente enthält. Partnerbetriebe erhalten diese zur Freigabe, zur Korrektur oder zu anderen Aktionen, wobei der Inhalt und die Fälligkeit vertraglich festgeschrieben sind. Wie einfach Unternehmen ein solches Werkzeug in der Praxis etablieren, illustrieren folgende sieben Schritte.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Am Anfang gilt es, den Status quo zu analysieren und dabei folgende Fragen zu beantworten: Welche IT-Systeme bzw. Datensilos kommen zum Einsatz? Wie laufen die üblichen Kommunikations- und Abstimmungsprozesse ab? Und: Wo treten die größten Probleme bzw. die häufigsten Fehlerquellen auf? Auf Basis der Antworten lassen sich schnell die eigenen Anforderungen erkennen und in einem entsprechenden Katalog auflisten.

Schritt 2: Auswahl des Anbieters

Es gibt mehrere professionelle Transmittal-Management-Tools auf dem Markt. Bei der Wahl der geeigneten Anwendung empfiehlt es sich, unter anderem darauf zu achten, dass diese als Cloud Service zur Verfügung steht. Das hat mehrere Gründe. Zum Beispiel funktioniert die Einbindung neuer Projektpartner in das Kommunikations- und Kooperationsnetzwerk sehr rasch, da eine lokale Installation entfällt. Zudem punkten smarte, cloudbasierte Produkte durch ihre hohe Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit in Bezug auf Standard-Applikationen, darunter Microsoft Outlook oder SAP.

Eine wesentliche Stärke von Cloud Computing stellt die Möglichkeit dar, einen zentralen und sicheren Speicher für sämtliche projektrelevanten Unterlagen innerhalb einer gemeinsamen Datenumgebung (Common Data Environment) zu schaffen – Stichwort „Single Source of Truth“. Dadurch arbeiten alle zuständigen Personen zu jeder Zeit mit der aktuellen Version. Außerdem bleibt stets detailliert nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Zertifizierungen spielen darüber hinaus bei der Entscheidung für den passenden Cloud Provider eine bedeutende Rolle, um in Sachen IT-Security und Datenschutz keine Kompromisse eingehen zu müssen. Folgende Nachweise sind derzeit führend: BSI C5, ISO 27001 und ISO 27018 für Informationssicherheit und Datenschutz, EU Cloud Code of Conduct, ISO 20000-1 für IT-Service-Management sowie TÜV Rheinland.

Schritt 3: Proof of Concept

Die Umsetzung beginnt in der Regel mit der Digitalisierung eines signifikanten Teils eines Geschäftsprozesses inklusive einer Schnittstelle zur vorhandenen IT-Landschaft. Auf diese Weise ist in rund einem Monat feststellbar, ob der Anbieter hält, was er verspricht. Moderne Provider setzen bei der Implementierung von Cloud Services auf die agile SCRUM-Methode. So laufen Projekte für sämtliche Beteiligten transparent und ergebnisorientiert ab.

Schritt 4: Definition der Prozesslandschaft

Smartes Transmittal Management bietet Best Practice Workflows, etwa Abstimmungs- und Freigabeprozesse „out of the box“. Unternehmen profitieren damit von der branchenspezifischen Erfahrung anderer Betriebe und führen schnell praxiserprobte Abläufe ein.

Schritt 5: Individuelle Anpassungen 

Da mitgelieferte Modelle nicht alle individuellen Bedürfnisse abdecken können, enthält State-of-the- Art-Software einen Prozesseditor, der im Idealfall den sogenannten Low-Code-/No-Code-Prinzipien folgt. Das bedeutet, dass – wenn gewünscht – auch Nicht-Programmierer aus den Fachabteilungen mithilfe grafischer Elemente in der Lage sind, Workflows zu ändern beziehungsweise gänzlich selbst zu modellieren.

Schritt 6: Optimierung der Tools

Neben einem grafischen Prozesseditor umfassen moderne Anwendungen eine Reihe von Funktionen, die darauf warten, dass die User sie gemäß den im ersten Schritt formulierten Anforderungen adaptieren. Dazu zählen Vorlagen und Korrespondenzelemente für formelle Geschäftsbriefe, CDRL (Contract data requirements list), um eine E-Mail automatisch dem passenden Vertragspunkt zuzuordnen, oder Formulare, die unterschiedliche Dokumententypen bzw. Inhalte abbilden und vieles mehr.

Schritt 7: Roll-out

Ein cloudbasiertes Transmittal-Management-Tool lässt sich im Vergleich zu einer On-Prem-Variante zügig umsetzen und einfach selbst an die komplexen Vorgaben im internationalen Anlagenbau anpassen. So gehört es zum Standardleistungsumfang eines marktführenden Systems, dass die Zuständigen die Benutzeroberfläche in ihrer Muttersprache bedienen können.

Wie der Einsatz eines derartigen Werkzeugs in der Praxis abläuft, zeigt beispielsweise Siemens Mobility, ein weltweit tätiges Unternehmen, das alle Produkte, Lösungen und Services rund um das Thema Mobilität unter einem Dach vereint.

„Single Source of Truth“ im Arbeitsalltag

Seit der Einführung des cloudbasierten Transmittal Managements als „Single Source of Truth“ erzeugen und verwalten die Verantwortlichen bei Siemens Mobility, sowie deren externe Partner, die Dokumente direkt in der Cloud, versehen diese mit Fristen und zu erledigenden „Aktionen“. Der Zugriff erfolgt über jedes handelsübliche Endgerät – Smartphone inklusive. Für jedes Dokument existiert eine nachvollziehbare Historie. Eine stringente Versionierung sorgt dafür, dass stets die aktuellen Dokumentenstände im Umlauf sind und alle Beteiligten mit den richtigen Informationen arbeiten.

Ein Wildwuchs an Kopien und unterschiedlichen Kommunikationssträngen wird verhindert. Digitale Workflows lenken den Informationsfluss in der Transmittal-Management-Lösung transparent und zuverlässig. Sobald eine Aufgabe ansteht, informiert das System selbstständig die betroffenen Teammitglieder, die sich über die Zwei-Faktor-Authentifizierung anmelden und ihre Tasks bearbeiten.

Dass nur befugte Personen bestimmte Inhalte sehen, stellt das integrierte, rollenbasierte Berechtigungssystem sicher. Zudem protokolliert das Tool jede Handlung – Stichwort vollständige Nachvollziehbarkeit. Damit sind die offenen Punkte und die durchzuführenden Teilprozesse ersichtlich. Außerdem unterstützt die Software die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

4 500 Arbeitsstunden eingespart 

Mit der zukunftsweisenden Transmittal-Management-Anwendung verfügt Siemens Mobility über ein einfach zu administrierendes System. Die Cloud ermöglicht flexibles Skalieren und unkompliziertes, schnelles Hinzufügen neuer Projektbeteiligter, die wiederum dank des Rollenkonzepts sofort an der richtigen Stelle aktiv werden.

Die Vorteile lassen sich auch quantifizieren. So konnte der KSB-Konzern, einer der führenden Anbieter von hochwertigen Pumpen, Armaturen und zugehörigen Systemen, nach Implementierung eines entsprechenden Services (in diesem Fall zur Digitalisierung der Lieferantendokumentation) 4 500 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen. Und das alleine im Pilotwerk. Dazu notwendig: Eine zentrale Datenplattform und standardisierte Geschäftsprozesse für KSB, deren Zulieferer und Kunden.

Über diese „Single Source of Truth“-Lösung werden für jedes Bauteil einer Pumpe sämtliche geforderten Dokumentationsbestandteile (Motorkennlinien, Benutzerhandbücher, technische Zeichnungen etc.) von Lieferanten eingeholt, mit dem Kunden abgestimmt und schlussendlich freigegeben. Dank klarer Prozesse kann die verantwortliche Fachabteilung bei KSB Fertigungsfreigaben fristgerecht erteilen und für jeden an der Produktion beteiligten Partner ist klar ersichtlich, welche Aufgaben anstehen.

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