Schlüsselspieler in ERP-Projekten

Im Zentrum erfolgreicher ERP-Projekte stehen oft die sogenannten Key-User. Als Hauptnutzer der Software sind sie maßgeblich an der Implementierung der neuen IT-Lösung und für ihre erfolgreiche Nutzung über die Einführung hinaus beteiligt. Mit diesen Tipps gelingt die Topbesetzung dieser Schlüsselrollen.

Wer ein ERP-System pflegt, weiß, wie wichtig es ist, die richtigen Personen als Key-User auszuwählen. Doch was qualifiziert jemanden für die Besetzung dieser zentralen Rolle? Gefragt sind vor allem Mitarbeitende, die ein tiefgehendes und abteilungsübergreifendes Verständnis für Unternehmensprozesse mitbringen, IT-affin und gut vernetzt sind und bestenfalls Wissen verständlich vermitteln können.

Warum das so ist, verdeutlicht ein Blick auf die konkreten Aufgaben, die Key-User erfüllen: Sie fungieren als Experten für bestimmte Bereiche der Software und die entsprechenden Daten. Als Projektbotschafter werben sie für die neue IT-Infrastruktur und fördern langfristig deren Akzeptanz im Unternehmen. Gerade in Einführungsprojekten, aber auch im Zuge von großen Updates oder Releasewechseln, sind sie die Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und externen Beratern.

Erfolgsmodell „Team“

Ausgehend von diesen Aufgaben gibt es folglich fachliche ebenso wie soziale Kompetenzen, die einen guten Key-User ausmachen. Keineswegs muss ein Key-User jedoch alle Fähigkeiten mitbringen. Denn fehlende Kenntnisse können bei Bedarf durch vorherige Schulungen aufgebaut werden. Zudem hat sich in der Praxis einmal mehr das Modell bewährt, ein Team mit diversen Kompetenzen zu bilden. Folgende Fähigkeiten zeichnen einen guten Key-User bzw. ein starkes Key-User-Team aus:

Fachliche Kernkompetenzen

• Tiefgehendes Verständnis für Unternehmensprozesse und abteilungsübergreifendes Denken
• Analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
• Starke IT-Affinität

Soziale Kernkompetenzen

• Fähigkeit, Wissen verständlich und zielgruppengerecht zu vermitteln
• Gute Vernetzung und Kommunikationsstärke innerhalb des Unternehmens
• Motivation und Offenheit für Neuerungen
• Empathie

Von der Planung bis zur nachhaltigen Umsetzung

Mit der Auswahl der richtigen Mitarbeitenden allein ist es jedoch nicht getan. Auch ihr Einsatz von Anfang an ist entscheidend: Idealerweise werden Key-User von der Planung über die Auswahl bis zur Umsetzung in das ERP-Projekt eingebunden. Sie spielen eine zentrale Rolle im direkten Austausch mit dem ERP-Anbieter und sind maßgeblich an der Definition von Soll-Prozessen und der Durchführung von Tests beteiligt. Zudem ist es essentiell, dass Key-User auch nach der Einführung des Systems als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Nur so lässt sich die fortlaufende Optimierung und Schulung von Anwendern gewährleisten.

Schaffung optimaler Rahmenbedingungen

Wie effektiv Key-User ihre Rolle ausfüllen können, hängt darüber hinaus von den geschaffenen Arbeitsbedingungen ab. So gilt es vor allem auch, die Mitarbeitenden durch das parallele Tagesgeschäft nicht zu überlasten. Daher sind eine klare Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, ausreichende Entscheidungsbefugnisse sowie Freistellungen von alltäglichen Aufgaben während des Projekts ein absolutes Muss.

Fazit

Die Auswahl und Unterstützung von Key-Usern ist ein kritischer Aspekt für den Erfolg eines ERP-Projekts. Neben fachlichen müssen auch soziale Fähigkeiten berücksichtigt werden, um sowohl die technischen als auch zwischenmenschlichen Herausforderungen eines solchen Projekts zu meistern.

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