Unterbrechungsfrei auf Wachstumskurs

Eine der wichtigsten infrastrukturellen Säulen im modernen, digitalen Wirtschaftsgefüge ist das Stromnetz. Stromausfälle sind vor diesem Hintergrund nicht selten gleichbedeutend mit dem Ausfall von Geschäftszeiten, schlimmstenfalls Daten. Nur eine hundertprozentig verlässliche Stromversorgung garantiert reibungslose Geschäftsabläufe und damit zufriedene Kunden – egal ob beim Kassensystem im Supermarkt, bei der Technik auf Veranstaltungen oder bei Produktionsanlagen in der Automobilindustrie.

Damit es zu keinen unliebsamen Überraschungen kommt, gilt es, Risiken durch eventuell auftretende Stromausfälle einzudämmen, dadurch finanzielle Verluste sowie Imageschäden abzufedern und für den Fall der Fälle einen Notfallplan zu haben. Für diesen sorgt seit 40 Jahren die Roton PowerSystems GmbH mit Sitz in Baden-Württemberg. Sie bietet Lösungen für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV-Anlagen) sowie ein umfangreiches Beratungsangebot. Um das eigene Firmenwachstum zu fördern und die IT zu rationalisieren, hat sich Roton für den Einsatz des ERP-Systems Sage 100cloud Plus inklusive des CRM-Zusatzmoduls xRM entschieden.

Roton sorgt bundesweit für sichere Stromversorgung

Roton PowerSystems wurde 1999 von Anton Pleyer gegründet und ist heute mit 40 Mitarbeitern ein bundesweit agierender USV-Komplettanbieter. Das Produktportfolio reicht von einphasigen Klein-USV-Anlagen im Leistungsbereich von wenigen Voltampere (VA), über das Mittelsegment mit ein- und dreiphasigen USV-Systemen für eine sichere Stromversorgung von Serverräumen und kleinen Rechenzentren bis hin zur Ausstattung für große Datacenter, Produktionsstraßen oder Unternehmen der Schwerindustrie mit einer USV-Leistung von mehreren Megawatt. War das Unternehmen zunächst auf den Vertrieb und die Wartung der Anlagen spezialisiert, vermietet Roton heute auch USV-Anlagen für Events und andere Einsatzfelder. Seit zehn Jahren setzt das in Bretten ansässige Unternehmen als erster und größter Anbieter der Branche auf dieses weitere Standbein.

Die Herausforderung: Neue Lösung soll bisherige Anwendungen unter einem ERP-Dach zusammenführen

Die Geschichte des mittelständischen, inhabergeführten Unternehmens ist geprägt durch kontinuierliche Anpassungen an neue Markt- und Kundenanforderungen sowie eine persönliche, partnerschaftliche Ansprache der Kunden. Als es um die Einführung eines neuen ERP-Systems ging, suchte das Roton-Projektteam einen ebenso zuverlässigen Partner, mit dem das Team auf Augenhöhe agieren kann. Technologisch sollte die neue Lösung insbesondere in Sachen Zukunftssicherheit und Flexibilität punkten. Da das alte System „aus allen Nähten platzte“ und es zudem viele Insellösungen gab, wünschte Roton eine Möglichkeit, diese Anwendungen unter einem ERP-Dach zusammenzuführen.

Lösung: Maßgeschneiderte Software beschleunigt Abläufe und minimiert Fehlerquote

Fündig wurde der USV-Spezialist bei Sage. Achim Pleyer, der gemeinsam mit seinem Vater als Geschäftsführer von Roton fungiert, erläutert: „Wir haben uns aus mehreren Gründen für Sage 100cloud Plus und xRM entschieden. Da wir kein standardmäßig integriertes Produktionsmodul benötigten, war es von Vorteil, dass sich die Software von Sage individuell zusammenstellen lässt.

Außerdem war es uns wichtig, neben dem Service- auch den Mietbereich gut abbilden zu können.“ Heute wird die neue Geschäftssoftware von Sage unternehmensweit eingesetzt und hat diverse Abläufe im Arbeitsalltag transformiert. So konnte die Geschwindigkeit von der Kundenanfrage bis zur Umsetzung erhöht und die Fehlerquote zeitgleich minimiert werden. „Zuvor wurde viel auf Zuruf gearbeitet. Das ist jetzt alles zentralisiert“, sagt Pleyer.

Zugriff auf System jederzeit und von überall möglich – das stärkt den Kundenservice

Dank der neuen ERP-Software können die Mitarbeiter des Roton-Vertriebs nun außerdem via Web Clients mobil auf das System zugreifen. Das erleichtert die zumeist sehr kundenspezifische und individuelle Angebotserstellung immens. Mussten sie früher E-Mails schicken oder zum Telefon greifen, um kundenrelevante Informationen zu Vertrag oder Auftrag zu erfragen, haben die Vertriebsmitarbeiter heute alle für sie notwendigen Informationen beim Kunden vor Ort auf ihrem Handy oder Tablet dabei.

Zudem profitieren auch andere Unternehmensbereiche von der neu entstandenen lückenlosen Informationskette. So erfasst ein Vertriebsmitarbeiter seinen Besuchsbericht beispielsweise über das System. Dieses generiert wiederum ein Angebot und später einen Auftrag. Die Serviceabteilung disponiert Termine wie eine frühestmögliche Lieferung in Abstimmung mit Logistik und Kunden. Der Servicetechniker kann auf alle Informationen in Echtzeit zugreifen, die der Vertriebsmitarbeiter in derselben Minute mit dem Kunden besprochen hat. Auch Rückfragen oder Störmeldungen fließen ins System, was jederzeit einen kompetenten Support ermöglicht.

ERP-Software aus der Cloud spart IT-Kosten und erhöht Datensicherheit

Neben den Roton-Mitarbeitern profitiert auch die Geschäftsführung des Unternehmens von der neuen Software. Die verbesserte Datentransparenz ermöglicht einen vollständigen Überblick über aktuelle geschäftsrelevante Informationen und unterstützt so die Entscheidungsfindung. Die Sage 100cloud Plus lässt sich sowohl als On-Premise- als auch Cloud-Lösung nutzen. Roton hat sich für die Hostingvariante entschieden, da das Unternehmen zum einen keine eigene IT-Abteilung hat und außerdem keine neue Hardware anschaffen wollte.

„Ferner sollten die 20 Mitarbeiter in Service und Vertrieb ja ohnehin mobil auf Daten zugreifen können. Da lag die Cloud-Umgebung nahe, denn sie bedeutet planbare Kosten nebst umfassender Dienstleistung”, berichtet Pleyer. Darüber hinaus betont er den Sicherheitsaspekt: „Aufgrund der großen Erfahrung mit unseren Kunden können wir sagen, dass die Cloud-Rechenzentren deutlich sicherer sind als die beim Mittelständler im Keller.“ Sicherheit fange in diesem Zusammenhang bei der Stromversorgung an und reiche über Zutrittskontrolle bis zu Datenabsicherung und Backup.

Der Blick in eine sichere Zukunft

Roton fühlt sich aufgrund der Software-Unterstützung für künftige Aufgaben gewappnet. Durch die flexible Anpassbarkeit und Cloud-Infrastruktur kann das mittelständische Unternehmen weiteres Wachstum strategisch angehen und neue Herausforderungen flexibel meistern.

Kontakt

Sage GmbH
Franklinstraße 61-63
60486 Frankfurt am Main

Telefon: 069 50007-​0
E-Mail: info@sage.de
Web: www.sage.com

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